2. Должностные органические функции

Должности различных ступеней служебной иерархии, начиная от рядовых и кончая наивысшими, отличаются друг от друга существенным образом. С каждой ступени открывается иной вид и иные перспективы. Вместе с изменением ступени изменяется диапазон и формы контактов, меняются средства деятельности, область полномочий и возможностей. Каждая должность может в переносном (а очень часто и в буквальном) смысле рассматриваться как конкретное рабочее место. Каждое рабочее место приспособлено для определенной работы. Выполнение на данном рабочем месте работы, отличающейся от той, для которой рабочее место создано и оборудовано, или вообще невозможно, или же в лучшем случае связано с огромным расточительством времени и средств. В отношении работников физического труда это совершенно очевидно. Менее ясно вопрос выглядит в области деятельности руководителя. Но в обоих случаях подход должен быть идентичным.

Функции, для которых была предусмотрена и к которым приспособлена данная должность, назовем должностными органическими функциями. Понятие "органические функции" может иметь очень широкое применение. Оно может относиться ко всем рядовым должностям, к руководящим должностям (как индивидуальным, так и коллегиальным) к любым организационным подразделениям, рассматриваемым как единое целое.

Каждая должность должна обеспечивать для предусмотренной работы определенные возможности и условия. Действия, приспособленные к этим возможностям, как раз и составляют органические функции данной должности. Теперь рассмотрим, какие функции легче выполнять с позиции руководителя подразделения, чем с позиции его рядового члена. Ответ на этот вопрос не прост, поскольку руководители в разных ситуациях и в различных областях человеческой деятельности имеют множество способов выполнения своих функций. Сходство или даже идентичность руководящих функций, о которых часто пишется в литературе, являются поверхностными. Поэтому скорее следует говорить о типах руководящих функций, а не о самих функциях, так как последние поддаются определению только в отнесении к конкретно существующим должностям.

Для дальнейших рассуждений, которые должны привести нас к определению типов органических руководящих функций, необходимо рассмотреть признаки специфики руководящих должностей.

Первый признак заключается в том, что руководитель данного организационного целого является в этом целом единственным человеком, обладающим как бы двойной принадлежностью. Если, например, это директор предприятия, то он не только является работником данного предприятия (так же как и все его подчиненные), но, кроме того, является единственным человеком предприятия, входящим в состав организационной единицы более высокой ступени. Этой организационной единицей высшей ступени, обычно называемой руководящим звеном, может быть, например, группа руководителей нескольких предприятий с председателем объединения во главе. Насколько директор является руководителем в своем предприятии, настолько в вышестоящем звене он - рядовой работник.

Перейдем к другому отличительному признаку. Так же как директор предприятия или иного организационного подразделения является в данном коллективе единственным человеком двойной организационной принадлежности, он в то же время единственный человек в подведомственной ему организации, которому вверено это подразделение. Каждому из остальных работников вверен какой-то (больший или меньший) участок целого. Но даже занимающие наиболее высокие должности работники организационного целого отвечают или за конкретные отделы данной организации, или за определенные проблемы. Таким образом, каждый из них лично связан только с какой-то частью организационного целого. Со всей совокупностью организационного целого связан только его руководитель.

Третий признак руководящей должности заключается в том, что человек, занимающий эту должность, имеет большую, чем другие люди, возможность завоевания и сохранения в данной организации наиболее высокого авторитета. Это, конечно, не означает, что он в действительности его имеет. Речь идет о том, что если предположить, что в организации есть два человека с абсолютно идентичными личными достоинствами, причем один из них будет руководителем организации, то при прочих равных обстоятельствах больший авторитет будет иметь руководитель.

Каждый руководитель должен постоянно обращаться к перечню руководящих функций своей должности. Ни одна из тех функций, которые легче выполнить на его должности, не должна передаваться подчиненным. В противном случае пострадает функционирование организации.

Перечень органических функций дает возможность проверить, не упущено ли в работе чего-либо существенного. В принципе в органических функциях все важно. К тому же, сравнивая перечень органических функций с тем, что он делает, руководитель легко определит, сколько у него уходит времени на работы, не имеющие ничего общего с его органическими функциями. Поэтому каждый руководитель после занятия должности прежде всего должен составить перечень органических функций, чтобы знать, что он должен делать сам, а что передавать другим, уменьшив свою нагрузку.

Завершая эти рассуждения, необходимо добавить следующие замечания:

1. Теория организации предусматривает необходимость составления для каждой должности перечня обязанностей.

Может возникнуть вопрос, является ли этот перечень тем же, что и перечень органических функций, а если нет, то в чем между ними различие. На первый вопрос следует дать отрицательный ответ, так как органические функции должности не являются перечнем обязанностей данной должности. На второй вопрос ответ будет следующим. Перечень обязанностей является актом формальным, имеющим конкретную правовую силу. Такой перечень может существовать или нет, но, чтобы этот формальный акт имел смысл, он должен быть согласован с органическими функциями. Этот акт может являться уточнением органических функций, но ни в коем случае не должен противоречить им.

Но как быть, если такое противоречие обнаружится? Есть два пути устранения этого противоречия: или возложить обязанность, не вмещающуюся в границы органических функций, на соответствующую должность, или реорганизовать рассматриваемую должность путем расширения полномочий или увеличения средств. Таким образом, мы видим, что конкретизация органических функций может быть полезной для улучшения организации рабочих мест.

2. Конкретизация органических функций может пригодиться также в сфере улучшения структур организационных единиц. Анализ конкретной руководящей должности может иногда выявить отсутствие или явный недостаток органических функций. Возьмем, например, организационную единицу в составе пяти человек, состоящую из руководителя отдела, двух руководителей секторов и двух референтов (по одному в каждом секторе). В подобной структуре очень трудно найти какие-либо органические функции, связанные с должностями руководителей секторов, поскольку каждая такая возможная функция могла бы в равной степени, а может, даже с большей эффективностью выполняться руководителем этого отдела. Руководитель имел бы связь непосредственно с каждым из своих четырех подчиненных, а "оглядка" на полномочия руководителей секторов его только стесняла бы. Что из этого следует? Отсутствие органических функций руководящей должности указывает на бесполезность должности, на недостаток структуры организационной единицы. Создание двух ячеек из коллектива в пять человек было абсурдным.

3. Руководящую должность следует организовать таким образом, чтобы в сфере органических функций могла нейти место какая-то часть таких работ, органичность которых вытекает не из специфики их локализации на данной ступени иерархии, а из сознания, что для полной ориентировки в деятельности своих подчиненных руководитель должен какой-то процент времени посвящать такой работе, какую выполняют остальные сотрудники. Во многих профессиях этой проблеме уделяется должное внимание. Например, директор школы, помимо своих прямых обязанностей как руководителя, имеет определенное число учебных часов, когда он работает так же, как и его подчиненные. Следует добавить, что объем работы более низкой должностной ступени должен быть небольшим, то есть таким, какой достаточен для углубления ориентировки и изучения деятельности подчиненных. По-разному выглядят некоторые проблемы, рассматриваемые сверху, с позиции начальника и с позиции коллеги. Следует также помнить, что ни в коем случае нельзя выполнять работы, относящиеся к функциям подчиненных, по мотивам: "Я сам сделаю лучше, чем они". Такое поведение руководителя увеличивает дистанцию между ним и подчиненным. Руководитель, выполняющий работу за подчиненных потому, что "он умеет", а "они не умеют", сам расписывается в своем неумении организовать повышение профессиональной квалификации персонала.