Ваше богатство

Берегите время

Руководителю необходимо научиться следить за тем, как он распоряжается рабочим временем, а иначе - если будет плыть по течению - он не сделает ничего стоящего. И иногда следует спрашивать себя: "что я сделал?" и "не занимаюсь ли я тем, что по силам любому из моих подчиненных?".

Уйму времени отнимают совещания. Обычно их любят проводить на тех предприятиях, где плохо организованы дела.

Хочется привести в пример человека, умевшего распоряжаться временем: советника президента Ф. Д. Рузвельта Гарри Хопкинса, который отвечал за самые важные дела и при этом успевал сделать больше других из окружения президента, потому что превосходно отличал существенное от второстепенного и строго следил за распорядком дня. Он был очень болен и знал, что скоро умрет.

Руководитель должен отучить...

...подчиненных прибегать к нему с каждой своей проблемой, а приходить с уже готовыми решениями, предложениями и советами. Такой подход не только сбережет время руководителя, но и будет стимулировать творческие возможности работников.

Руководитель должен отучить...

Не перегружайтесь

Звучит парадоксально, но большего добиваются предприятия, на которых меньше работы. Что мы имеем в виду? Если, например, автомобильный завод только собирает автомобили, то его администрация может не беспокоиться о производстве приборов, колес, рессор и т. д., а закупать все это у других предприятий.

Итак, можно сосредоточиться на главном деле своей фирмы, сборке машин например, и не отвлекаться на посторонние, которыми пришлось бы заниматься, если бы нужно было все производить самостоятельно. Всегда лучше как можно больше операций отдать кому-либо на откуп, приобрести у других предприятий, чтобы справляться со своими обязанностями и больше успевать.

Некоторые из начальников...

... заблуждаются, полагая, что обязаны присутствовать на всех без исключения переговорах, обсуждениях и торжествах. Их отсутствие в большинстве случаев не будет даже замечено. Да и зачем, кстати, существуют заместители? Подумайте только, сколько времени освободиться у руководителя, если он попросит заместителя провести то или иное мероприятие.

Некоторые из начальников...

Распорядок дня

Необходимо, чтобы руководитель отдавал себе отчет в том, как он тратит время. Плохо, если он говорит, что распорядок дня "знает в общем". Порасспросив его, вы обнаружите, что он далек от истины. Если даже его день на самом деле насыщен до предела, большая часть времен уходит на пустяки. Стоит ему тщательно проанализировать распорядок дня, и он поймет, как много времени забирают дела, от которых мало пользы.

Один из руководителей полагал, что одну четвертую часть рабочего дня он координирует деятельность различных подразделений, вторую - занимается проблемами исследовательской лаборатории, третью - делами наиболее важных клиентов и четвертую - финансово-экономическими вопросами. Но ему никогда не удавалось уделить ни одному из вопросов более 10 минут из-за-того, что ему мешали. Больше всего времени уходило на разбирательства с заказами тех покупателей, которых он хорошо знал лично и считал наиболее важными клиентами фирмы. Со своими обязаностями этот руководитель, конечно, не справлялся.

Если руководитель замечает, что большую часть его времени отнимают ничего не стоящие дела, он должен немедленно принять меры. Правда, только детально записав все выполненное им, он может обнаружить, что кое-что сделали бы и его подчиненные, а кое-что могло бы подождать. Вот почему детальный и беспри страстный разбор распорядка дня очень важен для руководителя.

Не позволяйте...

... папке для входящих бумаг брать верх над вами. Следите за своим расписанием. Не плывите по течению. Планируйте рабочий день заранее и занимайтесь делами жизненно важными.

Телефон...

...может отнимать много времени. Беседы по телефону - это прерванные размышления и дела. После телефонного разговора многое нужно начинать сначала.

Плохо, если начальник собирает своих подчиненных на совещание и забывает отключить телефон. Когда раздается звонок, ему приходится прерывать разговор, а все вынуждены томиться в ожидании. Но ведь можно было поручить секретарю записать имена и номера телефонов звонивших и перезвонить им после совещания.

Тот, кто умеет пользоваться телефоном, сосредоточиваться и четко излагать собеседнику свои вопросы и проблемы, сберегает уйму времени. Зачем, например, ему идти за дополнительной информацией в соседний отдел, ехать в другой город или страну? Есть люди, которые даже самые ответственные вопросы предпочитают и умеют обсуждать по телефону, а не в личной беседе.

Время и спокойная обстановка...

...необходимы руководителю для большинства его дел. Так, он должен обсудить планы предприятия с руководителями подразделений, узнать, что каждый из них думает о тех или иных проектах. Ему нельзя не знать мнение подчиненных по самым важным вопросам. А им нужно уметь пользоваться любой возможностью для разговора с боссом: ведь обычно нелегко попасть на прием к начальнику. Хорошо бы беседу руководителя с подчиненным не прерывали.

Если две группы

- два человека и четыре человека - заняты на укладке дороги, то это не значит, что вторая будет работать вдвое быстрее первой. Чаще происходит наоборот. У четверых рабочих много времени уходит на то, чтобы договориться между собой. Людей должно быть не больше, чем требуется для дела - при переизбытке рабочей силы результаты всегда хуже. Насколько можно не раздувайте штаты - пользуйтесь услугами других предприятий. Тогда не нужно будет объяснять, что и как следует делать, и тратить время на проверку и исправления. Руководитель заметит, что передача части работ на сторону, высвобождает время и дает возможность сосредоточиться на наиболее важных делах.

Разговор по душам

Руководителю необходимо время от времени беседовать по душам со своими подчиненными, чтобы знать, что они думают о своем предприятии.

Побеседовать с руководителем не просто, т. к. у большинства из них нет времени, чтобы посидеть и поговорить с сотрудниками. Много времени уходит на бесполезные дела. А как важно главе фирмы получать предложения, вовремя узнавать о проблемах и т. д. Это не только делает сплоченнее команду, но и помогает руководителю в главном - планировать.

Руководитель должен иногда спрашивать сотрудников, чем он может им помочь. Некоторые фирмы поощряют письма подчиненных руководителям, в которых рассказывают о трудностях и проблемах, ободряют и дают предложения об улучшении работы.

Часто самым одиноким человеком в фирме является ее руководитель: очень легко отказаться полностью от общения с подчиненными, а чтобы завоевать их доверие, знать, что они думают и чувствуют, нужно сцециально этим заниматься.

Сегодня повсюду в мире...

...рабочие, занятые физическим трудом, меньше времени работают, но получают больше денег. Это, по-видимому, потому, что работники умственного труда все время старались облегчить ручной труд, а заниматься улучшениями и нововведениями в их области было некому.

Все больше людей заняты интеллектуальной деятельностью, но их работа требует очень много времени. Поэтому все "покушения" на время нужно пресекать. Именно достижения в интеллектуальной сфере облегчают наш труд и делают приятным отдых.

Берегите время своих подчиненных

Руководителю нужно всегда быть начеку: работу своего отдела или цеха организовать так, чтобы люди не тратили время попусту. Например, многие руководители, не отдавая себе в этом отчет, имеют привычку подолгу держать подчиненных в приемной. Последствия таких небольших на первый взгляд промахов многократно проявляются в работе и сказываются на ее результатах. Ведь если директор не жалеет времени руководителей подразделений, они тоже перестают беспокоиться, о наиболее эффективном использовании рабочего времени подчиненных.

Важно не отвлекаться

Чтобы был толк от руководителя, нужно дать ему возможность работать, не отвлекая его. Сами знаете: прервали - значит придется начинать все сначала. Наблюдения показывают, что преуспевающие менеджеры - те, которые хорошо организованы и умеют не отвлекаться от дел. Если вы работаете без перерывов, может получиться что-нибудь достойное, например тщательно проработанный проект или план. Это касается не только проектов, отчетов, докладов и лабораторных исследований, а относится к любым занятиям. А вот помехи сказываются на продолжительности и качестве работы.

Итак, делая что-то урывками, мы тратим больше времени. И неважно, касается ли это аттестации работников или разработки технического проекта. Чтобы оценить работу сотрудников, нужно прежде всего сесть и сосредоточиться, проанализировать успехи каждого из них и написать характеристики. Стоит при этом отвлечься - и будут забыты важные открытия, озарения. А обсудить и утвердить новый проект можно, собрав вместе один-два раза сотрудников, имеющих к нему отношение, а можно целый год урывками к нему возвращаться.

Перерывы в работе сказываются на качестве не только потому, что лучше с любым делом справляться за один прием, но и потому, что, когда один человек отвлекается, другой продолжает работать, потом первому приходится догонять... с помощью второго. Так что, постарайтесь, если вы руководитель, дать возможность вашим сотрудникам работать спокойно, не отвлекаясь.

Опытный руководитель не торопится поскорее завершить разговор с подчиненным. Иногда он просит не соединять его ни с кем по телефону. В спокойной обстановке о многом можно поговорить. А посетитель после такого разговора выходит воодушевленным.

Важно не отвлекаться

Кадровые вопросы...

...относятся к самым важным, потому что от людей больше всего зависит успех предприятия. Знаменитый Альфред Слоун-младший из "Дженерал моторс" обычно не сколько недель размышлял над кадровыми вопросами. Он выслушивал внимательно разных людей, тщательно взвешивал все "за" и "против", возвращался несколько раз к проблеме и только затем объявлял свое решение. Это, заметьте, при том, что Слоун был очень нетерпеливым человеком, но он понимал, что поиск знающих и энергичных людей - одна из основных его задач.

Кадровые вопросы можно назвать вопросами жизни и смерти. Не только потому, что они касаются судеб людей, но еще и потому, что от них зависит успех предприятия или организации. Талантливый человек, если он на месте, может полностью изменить мир вокруг себя. Поэтому-то и не стоит торопиться, решая вопросы приема на работу или перемещения. Не столь ответственные дела нужно переложить на плечи подчиненных, чтобы у руководителя было побольше времени. При приеме нового сотрудника советуем не забывать, что нет человека, который бы подошел вам на все 100%. Чтобы сделать наиболее удачный выбор, необходимо время.

Принимаясь за новое дело...

...спросите себя, что случится при условии, что вы с ним не справитесь. Если вы отвечаете, что ничего не случится, то, может быть, не стоит и начинать? Вы ничего не теряете, но получаете время, которое можно посвятить чему-либо более достойному.

Совещания

Очень много времени уходит на совещания. Не стоит затевать их вовсе, если они выливаются в шум и бесконечные споры. Именно руководитель должен решать, какие совещания необходимы, а какие - только напрасная трата времени.

Время не резиновое

Хотя время - всем известно - одна из главных наших ценностей, многие наиболее расточительны именно в его использовании. Потерянное время не вернешь. И еще. Важно понять, что, хотя в сутках всего 24 часа, очень много можно совершить и за короткий отрезок времени, если человек правильно берется за дело.

Автоматизация и безработица

Сейчас уже многие понимают, что новые технологии, автоматизация и компьютеризация вовсе не ведут к безработице. Конечно, проблема занятости, переобучения и перемещения (Перемещение - это проявление политики гарантированной занятости в некоторых развитых странах- при наступлении трудных времен, падении спроса на продукцию, затруднениях со сбытом какого-либо товара фирма переводит часть своих сотрудников в филиал или подразделения, которых кризис меньше коснулся. Существует широкая сеть переобучения кадров, которая облегчает эти мероприятия и является составной частью кадровой работы фирм. Кстати, перемещения возможны не только "горизонтальные*, но и "вертикальные" - переход с повышением по службе. - Прим. перев) существует. Но новые технологии уже приводят к созданию новых рабочих мест. Только требуются хорошо подготовленные кадры. Еще одно заблуждение - мысль о том, что массовое производство вытесняет труд квалифицированный, на смену которому идет неквалифицированный. Современные рабочие - это энергичные и хорошо подготовленные люди. Что же касается неквалифицированного труда, то, распространенный вчера еще, сегодня он уходит. То, что сейчас называется неквалифицированным трудом, уже на порядок выше вчерашнего. И зарабатывает такой рабочий значительно больше.

Работа на дому

Люди, которые берут работу домой на вечер, обычно не умеют организовать свое время. Правда, дома можно быть уверенным, что часа два вам не будут мешать. Некоторые руководители, кстати, если им что-то нужно серьезно обдумать, решают два дня в неделю работать дома.