Как контролировать расходы

Сосредоточьтесь...

...на производстве наиболее ценных товаров. Их обычно немного, но на них приходится большая часть общих расходов - иногда до 75%. Не стоит контролировать лично все без исключения наименования продукции, лучше особое внимание уделить этим нескольким наиболее дорогим товарам. Тогда ваши усилия принесут заслуживающие внимания результаты, а не будут - при намерении охватить все - растрачены по пустякам.

Сосредоточьтесь...

"Скрытые" расходы

Некоторые расходы попадают в графу "разное", иди их ошибочно включают в другие, не "свои", статьи. Такие превращения чаще других происходят с затратами на упаковку, хранение, перевозки товаров, командировки и т. д. и могут достигать внушительных размеров. (Если у вас правильно ведется учет и хорошо отлажена система контроля, для вас не новость, как велики бывают эти суммы.) Как мы уже заметили, эти расходы обычно разбросаны по разным счетам, т. е. "имеют тенденцию" становится "скрытыми". Вот пример. На большинстве заводов и фабрик переизбыток инженеров, а оплата их труда входит в затраты на производство. (Да, кстати, следует сказать, что расходы, о которых мы упомянули выше и назвали скрытыми, намного легче сократить, чем настоящие затраты на производство.) Но почему-то большинство инженеров заняты снижением производственных расходов.

Итак, снизить затраты на обслуживание предприятия намного легче и сэкономить на этом можно много.

Во что обходится ремонт станка?

Мы редко задумываемся об этом. На самом деле, когда оборудование ломается, издержки возрастают, т. к. запасные детали сейчас стоят немало, как и вся техника. Не забудьте о зарплате рабочего, который вынужден не работать, о больших расходах на содержание персонала, обслуживающего станки. Отражается простой и на работе других подразделений, ведет к замедлению производства и в конечном итоге к потерям, которые нарастают как снежный ком, пока станок находится в ремонте.

Потери...

...от использования морально устаревшего оборудования и приборов тоже следует отнести к "скрытым" расходам. Только поначалу кажется, что старое оборудование выгодно использовать. Но это не так. Применение устаревшего оборудования сказывается на цене изделия, а современное, хотя и более дорогое, позволяет производить товары с меньшими затратами, чем у конкурентов.

Сколько стоит ничегонеделанье?

Безделье и время, потраченное впустую, так же отражаются на прибыли предприятия, как и поломка станка ("не работают" расходы на его приобретение, растут затраты на обслуживание и ремонт, все это сказывается на цене товаров, и предприятие недополучит дохода, т. к. недополучит продукции).

Сколько стоят проверки?

Когда речь идет об издержках производства, странным кажется упоминание об управлении. Но и оно требует немалых затрат. А ведь можно снизить расходы на проверки и ревизии, если делать их выборочно. Можно сэкономить большую сумму, уменьшив штат ревизоров без ущерба для производства.

Рачительный хозяин...

...следит, чтобы все возможности его предприятия или организации наиболее полно использовались. У него не бывает незанятых мест в самолетах, его суда не простаивают дольше, чем надо при разгрузках и погруз ках в портах, его транспорт не возвращается из рейса пустым, и т. д.

Расходы на перевозки и передвижения...

...редко правильно отражены в финансовых документах. Любая техника состоит из множества деталей, производство каждой из которых в свою очередь может требовать нескольких отдельных операций с применением разных станков. Каждую операцию нужно проверять. Так что, транспортные расходы, как вы понимаете, могут быть значительными. Как организовать производство, чтобы сократить перевозки деталей, товаров и командировки? Кстати, предприятие несет транспортные расходы, еще не приступив к производству: сырье и материалы от поставщиков нужно доставить на склад завода, а со склада в цеха, прибавьте передвижения по заводу, о которых мы уже говорили, - от станка к станку, от цеха к цеху, на контроль и т. д. Мало произвести товар, его нужно упаковать и отправить на склад и затем в торговлю. Таким образом, расходы на перевозки вырастают до внушительных размеров, иногда достигают 30% стоимости изделия.

Расходы на перевозки и передвижения...

К закупкам...

...следует относится так же серьезно, как и к реализации, потому что приобретение материалов и сырья - это большая статья расходов - до 60%. Покупая, нужно предусмотреть тонкости производства и сбыта, чтобы все характеристики материалов соответствовали технологическому циклу, наиболее простым и дешевым способам производства и требованиям к внешнему виду товаров.

К закупкам...

На некоторых предприятиях так одержимы идеей купить все подешевле, что не понимают, что дешевое иногда очень дорого обходится. Нужно учитывать не только цену, но и соответствие приобретаемого товара требованиям производства, его надежность и т. д. Хотя промедление, нервное напряжение и раздражение нельзя измерить в деньгах, они реальны. А еще важнее, что эти закупки обязательно отразятся на финансовом благопо лучии предприятия. Так что, закупая материалы и сырье, старайтесь предусмотреть все.

При сложных производственных процессах...

... например таких, как прокат алюминия или изготовление бумаги, можно добиться экономии за счет сокращения некоторых стадий и приобретения полуфабрикатов.

Сбыт

Значительные затраты приходятся на реализацию готовых изделий, если пользоваться услугами большого числа розничных продавцов. Иногда число мелких распространителей можно сократить.

Финансы

Вы задумывались, что произойдет, если дивиденды акционерам выплачены не вовремя, например? Предприятие может скоро прийти в упадок, т. к. его ждет финансовое истощение. Легче, кстати, и дешевле существовать на кредиты, чем на акционерный капитал, т. к. налоговые службы принимают во внимание проценты с займов и не берут с них налоги. И кроме того, займ можно вернуть, если выяснится, что в нем отпала необходимость. С капиталом акционеров сложнее.

Помимо выплат дивидендов, которые ложатся на статью расходов "банковские операция", следует не забывать об амортизации и расходах на техническое обслуживание. Ведь амортизация - это по сути возврат по частям тех денег, которые были вложены в станки, например. А техническое обслуживание и ремонт - это цена поддержания их в рабочем состоянии. Поэтому правильно было бы относится к расчетам стоимости амортизации и ремонта как к части финансового обслуживания предприятия и уделять им должное внимание.

Многие уже начали понимать, что важно, чтобы содержание оборудования, закупки сырья и само производство обходилось как можно дешевле, т. к. это составляет основные статьи расходов. Но не менее важны и другие. Конечно, невозможно заранее абсолютно точно рассчитать все налоги, расходы на обсуживание и ремонт оборудования, торговые скидки и т. д., но они все вместе могут доходить до 30% стоимости произведенного товара.

Из-за того, что расходы на материалы достигают внушительных размеров, многие предприятия вводят должность администратора по снабжению и наделяют его большими полномочиями. Его задача - следить за производственным циклом, качеством, внешним видом и сбытом продукции и маркетинговыми мероприятиями, чтобы снизить расходы на оснащение производства и обеспечение сырьем, следить за тем, чтобы дизайнеры не увлекались, не стремились создавать "шедевры", которые трудны в исполнении, дорого стоят и т. д. Иногда можно использовать детали подешевле, но в итоге получить изделие не хуже.

Бюджет

Руководитель должен серьезно относится к планированию, а основной план предприятия - это бюджет, который нужно прорабатывать тщательно и учесть все. Если же не все статьи расходов предусмотреть, возникнет опасность иЬтратить больше, чем запланировано. Итак, бюджет - это настоящий и единственный план предприятия на предстоящий период: год или иногда даже несколько лет. Составляя бюджет, люди стараются предупредить повторение ошибок, предусмотреть различные непредвиденные ситуации и т. д., чтобы избежать дополнительных расходов. Они анализируют итоги уходящего года и соотносят действительные расходы с запланированными. Непросто держать расходы под контролем, для этого как раз и составляют бюджет. И обязательно нужно согласовать проект с теми, кто должен его придерживаться, а не отдавать его проработку полностью на откуп симпатичным парням из управления.