Для начала уточните цели и задачи

Чего вы хотите добиться? Составьте список целей, как это в свое время сделал генеральный директор Тираспольского хлопчатобумажного комбината, в Молдова, Сергей Манукян. Он буквально облазил все фабрики, цехи, склады, обошел поселок при комбинате, побывал в школе, клубе. В результате появилась программа, состоящая из 91 пункта. Было бы, естественно, странно, если бы руководитель взялся за все сразу. Он выделил главное: решил сначала навести элементарный порядок и, прежде всего, объявил войну хищениям: молодого директора поразили масштабы зла. Им была проведена целая серия совещаний на разных уровнях, причем, директор каждый раз тщательно продумывал состав участников, порядок работы, подготовку вопроса. Учитывались и другие факторы: практичность и время проведения встречи.

Практичность

Будьте реалистом, Предстоит не единственная и не последняя встреча. Решите, можно ли добиться всего сразу или после двух-трех совещаний.

Состав участников

Продумайте, кто будет полезен при обсуждении выдвигаемых вами идей. Знают ли они о чем предстоит разговор? Не встретиться ли с некоторыми предварительно?

Время

Определите, то ли вы выбрали время для изложения ваших предложений.

Многое зависит от...

...того, насколько тщательно при подготовке к деловому совещанию вы проанализируете:

Что сейчас происходит на вашей работе, поможет ли деловая обстановка лучше уяснить цели и задачи? Позволяет ли она правильно оценить ваши новые идеи? А ваш начальник. Сможет ли он откликнуться на ваши предложения в настоящий момент? Не переживает ли он делового, либо личного кризиса? В чем он сейчас особенно нуждается и попадут ли ваши мысли в нужную струю? Или они ему безразличны?

Если ваш материал не ко времени, но требует решения, то когда его лучше предъявить? Нельзя ли его присоединить к существующим проектам?

Если же вы хозяин положения и приглашаете на встречу своего сотрудника, то какое время окажется наиболее подходящим, чтобы получить от встречи максимальную отдачу? Приняли ли вы во внимание его личные проблемы и обстановку на работе? Как это повлияет на способность сотрудника воспринимать, впитывать и действовать эффективно?

Приближение праздника или отпуска тоже может оказать влияние. Если проблема сложна и имеет долгосрочный характер, помните, что перед предстоящим отдыхом мысли людей отвлечены.