Как готовиться к первой встрече?

Если вопрос трудный, можно запланировать встречу как первую в серии. Тогда для начала полезно предварительно встретиться с партнером и изложить свою идею, ее сильные стороны.

Для вас это было бы чем-то вроде разминки. Немаловажно и то, что вы проявите внимание к партнеру, дадите ему время лучше обдумать ваши идеи. На такую встречу можно не брать подготовленные материалы и она надолго не затянется.

Следующую встречу планируйте как главную в серии. Здесь вам надо выложить полный объем информационного материала. Затем нужна дискуссия, цель которой - добиться, чтобы все участники поняли все стороны вопроса.

Готовясь к первой встрече, продумайте ее длительность и содержание.

Достаточно ли информированы ее участники?

Стоит ли вам приводить сразу все аргументы?

Все ли, что вы собираетесь изложить, достаточно взаимосвязано, или же будет лучше выделить вопросы для отдельного обсуждения?

График работы

График составляется после выработки повестки дня. Не спешите, ибо надо еще многое обдумать, прежде чем отправиться на деловую встречу или снять телефонную трубку.

Вы хотите, чтобы собравшиеся отдали совещанию безраздельное внимание, сосредоточенность? Помните, что на способность отдавать все это влияют многие факторы. И прежде всего график работы.

Когда встречаться

Выбор лучшего времени дня и дня недели - первый шаг к успеху деловых переговоров. Встречу один на один желательно организовать с учетом деловых привычек вашего коллеги или партнера, обстоятельств его деловой и личной жизни. При большем числе участников, желательно быть в курсе дел всех и каждого и принять во внимание их привычки. Вот несколько ключевых факторов.

Биоритмы

Каждый действует по своим метаболическим часам. Есть "жаворонки", встающие с восходом солнца и способные к десяти утра сдвинуть горы. Есть "совы", кривая биоритмов которых идет вверх к исходу дня. Встают они к обеду и трудятся заполночь, в то время как "жаворонки" к полудню теряют скорость и норовят приложится к подушке. Хотя мы и не полностью принадлежим к той или иной категории, "жаворонки" и "совы" исчерпывают собой наибольшую часть наших биоритмических перепадов. Поэтому желательно знать свои биоритмы и биоритмы партнеров и с этим расчетом назначать встречу.

Позаботьтесь о питании

Максимальная восприимчивость зависит и от питания. Приближение часа принятия пищи непроизвольно вызывает две вещи.

Содержание сахара в нашей крови снижается. Мы ощущаем упадок сил и желание поесть. От мыслей о еде трудно отвлечься. Такое настроение не способствует сосредоточенности.

Ощущение голода делает нас несчастными. Примерно к одиннадцати часам дня организм уже нуждается в подзарядке, хотя до обеда еще остается пара часов. Если время встречи выбивает вас из колеи, то в промежутке всегда можно чего-нибудь перекусить или выпить кофе. При спаде энергии это взбодрит вас, а ваших гостей расположит к вам.

Последнее замечание: не планируйте встречу сразу после обеда. Спешка за обедом не способствует решению стоящих перед вами задач. Не помешает узнать, когда ваши собеседники обычно возвращаются с обеда. Добавьте к этому еще полчаса на просмотр срочной информации, которая может оказаться на вашем рабочем столе.

В какой день лучше встречаться?

В понедельник людям требуется время, чтобы подключиться к рабочему ритму после субботне-воскресной расслабленности. С другой стороны, у понедельника преимущество отдохнувших голов. Но поскольку неделя только начинается, понедельник - лучший день для планирования встреч на всю неделю.

Пятницу обычно проводят в предвкушении выходных дней. Это не время для того, чтобы что-то начинать, и обычно этот день не дает неожиданных поводов для дополнительного напряжения мысли. Вторая половина пятницы - не лучшее время для раздумья. Когда встреча закончится, люди не сразу сообразят, чем заниматься дальше.

Совещание по крупным проблемам лучше всего проводить в понедельник ближе к обеду, планируя завершить дело до конца недели.

Разовые встречи для обмена необходимой информацией могут проводиться в любой день, но и в этом случае следует придерживаться определенных правил.

Встречи для неприятной информации или для критики лучше не проводить по пятницам. В противном случае за выходной вести обрастут слухами и преувеличениями, так что возвращение на работу в понедельник будет ознаменовано скорее плохим настроением, чем стремлением исправить ошибки.

Если критические совещания проводить в течение недели (перед обедом или уходом домой), то люди получают передышку и возможность остыть, прежде чем они снова увидят вас. Вы даете им шанс собраться с силами и к концу недели вновь почувствовать себя нормально.

Где встречаться

Мы очень чувствительны к тому, что нас окружает.

Место вашей встречи должно как бы давать ответ на вопросы:

Кто созывает совещание и по какой причине?

Какие чувства должен испытывать ваш коллега?

Хотите ли вы, чтобы он почувствовал вашу влиятельность?

Не хотите ли вы стушевать свою силу, чтобы партнер чувствовал себя в своей тарелке?

Может быть, подчеркнуть общность цели?

Возможно вам хочется позволить партнеру расслабиться?

Какой эффект производит встреча за накрытым столом?

От того, какую цель вы преследуете, будет зависеть и выбор помещения.

Ваш кабинет

Какое впечатление производит ваш кабинет? Осмотрите его внимательно. Он заполнен вашими вещами: вашим календарем, вашими срочными бумагами, разложенными на столе, выставкой ваших трофеев и наград. Ваш кабинет явно рассчитан на то, чтобы производить впечатление силы и авторитета.

Поэтому ваш кабинет:

Бросает вызов человеку, который чувствует себя в силе и нуждается в ней.

Внушает угрозу недостаточно влиятельному человеку.

Официален, серьезен и даже устрашающ для вашего клиента. Это плюс для него, ибо он хочет быть уверенным в вашей силе, которая может принести и ему пользу.

Кабинет партнера

Посещение кабинета партнера показывает ваше уважение.

Это придает вам дополнительную авторитетность, особенно если вы старше своего партнера.

Это заставляет его расслабиться в своей обстановке. Предметы в помещении как бы успокаивают: "Ты у себя, все идет хорошо, здесь нам ничего не угрожает".

Если вы идете в чужую контору как равный, то тем самым вы как бы приподнимаете своего партнера.

Если вы руководитель, посещающий кабинет своего подчиненного, то здесь есть элемент необычности, поскольку служащие не часто удостаиваются такой чести. Договариваясь с подчиненными, делайте это как бы между прочим, говоря: "Разрешите, я к вам загляну завтра часа в три, чтобы кое-что обговорить".

Посещение места работы других людей дает возможность понять как они себе представляют собственную "силу" и какое впечатление хотят производить на других.

Это позволяет судить о привычках партнера (в беспорядке стол или чист, со справочниками на определенном месте, есть ли свидетельства, говорящие об уравновешенности, чувстве меры и т. д.).

Если вы хотите произвести благоприятное впечатление, спланируйте свое посещение заранее. Не заскакивайте мимоходом, вы внесете панику, если помещение окажется в беспорядке.

Нейтральная территория

Конференц-зал или другое помещение без индивидуальных отличий тоже может быть благоприятной средой для создания деловой атмосферы. Такая территория как бы говорит:

"Здесь идет напряженная РАБОТА".

Она подразумевает сосредоточенность на предмете, на решении проблемы и ни на чем другом.

Она говорит о том, что обычные дневные заботы отставлены в сторону, а вы с партнером занялись неким особым делом.

Она говорит об анонимном и преходящем характере встречи, о том, что здесь не останется ее следов, что сюда придут после вас другие люди для решения своих проблем.

Недостаток встреч в конференц-залах в том, что они слишком безличны. Если переговоры здесь затягиваются или осложняются, то требуется немало усилий для того, чтобы сделать атмосферу заседаний потеплей. Нейтральную территорию предпочитают тогда, когда вы хотите сосредоточиться на бизнесе, а не на саморекламе.