Как принять партнеров

Зарубежная фирма заинтересовалась вашим предложением, готова приехать к вам для проведения переговоров. В письмах, телексах и телефаксах согласованы сроки, программа визита, время посещения предприятий. Вы должны хорошо к этому визиту подготовиться. Во всем мире знают о русском гостеприимстве, хлебосольстве, и мы действительно, стараемся не ударить в грязь лицом. Но порой забываем, казалось бы о "мелочах". Многие ли из нас, к примеру, встречают представителя фирмы в аэропорту, сопровождают его до гостиницы? К сожалению, это случается не часто, а наш "сервис" (поиски такси, общение с администратором гостиницы) пока оставляет желать лучшего. Этими непривычными, дискомфортными для иностранцев моментами, можно навредить и наоборот - позаботившись о встрече, выгодно заявить о себе. Иностранцы, наслышанные о наших трудностях, очень благодарно принимают малейшие знаки внимания к себе.

Заранее позаботьтесь о том, чтобы прибывших на ваше предприятие приветливо встретили у входа, проводили в удобную приемную, предложили, снять пальто, расположиться "как дома", выпить чашку чая или кофе.

Кстати о чае. Во внешнеторговой практике, даже в объединениях, имеющих многолетний опыт работы, очень часто можно видеть такую картину: переговоры закончились, люди уже стоя прощаются, а в это время секретарша локтем или другой частью тела (руки заняты подносом) открывает дверь и вносит угощение. Оказывается, она не рассчитывала, что переговоры так быстро завершатся, и включила чайник только при появлении гостей.

Позаботьтесь, чтобы на столе переговоров заранее стояла минеральная вода и безупречно чистые стаканы. Не забудьте открывалку.

Если вы поставили на стол пепельницу, это является сигналом, что курить можно, однако прежде, чем закурить, спросите разрешения у присутствующих женщин. Если пепельницы на столе нет, курить нельзя. В этом случае должно быть подготовлено помещение для курения. Перерыв можно использовать для того, чтобы выйти из сложного положения во время переговоров.

Постарайтесь привести переговорную комнату в надлежащий вид. Во всяком случае в ней должно быть очень чисто, не душно и не шумно. Стулья и кресла должны быть удобными и не располагаться напротив окон: может помешать солнечный свет, отвлечь неблаговидный пейзаж. В любом случае гостям необходимо предложить выбрать себе места.

Если в переговорной комнате есть телефон, позаботьтесь, чтобы секретарь не соединял с данным номером. Иными словами, обстановка должна способствовать спокойной беседе, чтобы партнеры могли говорить без помех и не отвлекались. На входную дверь следует повесить табличку "Не входить, идут переговоры".