Структура делового письма

Типичное деловое письмо состоит из шести частей.

Заголовок

содержит адрес отправителя, дату отправки (не написания!) и название фирмы или имени отправителя. Предпочтительно пользоваться фирменными бланками, отпечатанными типографским способом и разработанными в едином стиле с конвертом. Для рассылки за рубеж адрес и название вашей фирмы, предприятия должны быть продублированы на английском.

Ставить исходящий номер на бланках для зарубежных адресатов не рекомендуется. Исходящий номер ничего не скажет вашему адресату, так как за рубежом пользуются датой отправки и содержанием.

Исходящий номер лучше проставить лишь на дубликате, предназначенном для канцелярии.

Как пишется дата?

Для отправки в Европу:

день месяц год

6-th January 1991

Для отправки в США:

месяц день год

January 6, 1991

Внутренний адрес состоит

из названия организации, должности адресата или его имени, например:

Swistspeed Co., Inc.

При обращении к человеку, не имеющему титула:

Mr. (MH.: MTS.) - для мужчины

Mrs. (Miss) (MH.: Mmes) - для женщины

Если человек обладает титулом, он ставится вместо имени, например:

Dr. Jones

Если название фирмы состоит из имен, например, Black and Jones Associates, то при обращении к этим людям употребляется сокращенное Messers (для мужчин) и Mesdames (Mmes) для женщин, Messers Black and Jones Ass., Mmes Janes and Car Ass.

В адресе и дате точки не ставятся!

Иногда перед именем адресата ставится Attn:

Например:

Attn. Mr. Black - (Вниманию мистера Блэка).

Если вам известно официальное положение адресата (его должность) целесообразно указать его после имени.

Например:

Attn.: Mr. Black, Head of Department - (Вниманию мистера Блэка, начальника отдела).

Это более формально, но более вежливо.

После адресата может быть дано уточнение содержания письма,

Например:

Re.: (Regarding) your letter of March 03, 1990

Относительно вашего письма от 02.03.1990

Обращение

При обращении к отдельному лицу обычно употребляется неформальное Dear (Дорогой):

Dear Sir, Dear Madam, Dear Mr. Brown, Dear John.

При обращении к фирме - более формально:

Dear Sirs - (Европа), Gentlemen: - (США)

После обращения употребляется запятая (в Европе) или двоеточие (в США):

Dear Sirs,

Gentlemen:

Основной текст письма

состоит из информации, которую вы хотите донести до адресата. О требованиях к его содержанию мы уже говорили. Что касается формального оформления, то необходимо иметь в виду два момента.

1. С заглавной буквы пишутся:

а) имена, адреса, обращения

б) каждое слово названия фирмы

в) каждое слово официального названия должности

г) название объектов переписки (Project, Agreement, Letter of Intent).

2. Нельзя использовать сокращенные формы модальных и вспомогательных глаголов типа shan't, can't, нужно употреблять shall not, can not и т. д.

Заключительная формула вежливости

должна всегда соответствовать обращению. Соответствие заключительных формул и обращений приведено Приложении 1.

Подпись (или ее факсимиле) обычно сопровождается полным именем автора с указанием его должности и звания, например:

Sir Jeffry, Editor-in-Chief

J.P.Black, Head of Department

Если к письму имеются приложения, то их характер и размер уточняется в левом нижнем углу письма после сокращения:

Enclo (Enclosure) - приложение

Enclos - множ. число,

например:

Enclo.: 32 pages (sheets)